Kopfbereich der Richtlinie
Über den Reitern geben Sie den Namen der Richtlinie, eine optionale Beschreibung und das Kontrollkästchen Aktiv an: Eine inaktive Richtlinie wird ignoriert, ohne gelöscht zu werden. Das Feld Priorität bestimmt die Position der Richtlinie in der Prüfreihenfolge: 1 = wird zuerst geprüft. Bleibt es bei der Erstellung leer, wird die Richtlinie an letzter Stelle eingefügt. Die Eingabe einer Position verschiebt die übrigen Richtlinien automatisch (eine neue Richtlinie mit Priorität 1 rückt zum Beispiel die bisherige Nr. 1 auf 2). Die Reihenfolge lässt sich auch per Drag-and-drop der Zeilen in der Richtlinienliste ändern: Beide Methoden ändern dieselbe Priorität.
Reiter Bedingungen
Richtlinie „Hohe Beträge ≥ 100.000“ — Reiter Bedingungen
| Bedingung | Funktionsweise | Wenn leer |
|---|---|---|
| Zahlungsarten | Zahlungslauf (Lieferanten), Lastschriftlauf (SDD), LCR-Einreichung, Freie Zahlung. Kreuzen Sie eine oder mehrere Arten an. | Alle Arten |
| Mindestbetrag | Der Gesamtbetrag des Laufs muss größer oder gleich diesem Schwellenwert sein. | Kein Minimum |
| Höchstbetrag | Der Gesamtbetrag muss kleiner oder gleich dieser Obergrenze sein. Nützlich, um sich nicht überschneidende Betragsstufen zu bilden (0–9.999,99, 10.000–99.999,99, ≥ 100.000). | Kein Maximum |
| Währungen | Die Richtlinie gilt nur für Läufe in diesen Währungen. | Alle Währungen |
| Banken | Die Richtlinie gilt nur für Zahlungen, die von einer der angekreuzten Banken ausgehen (die im Lauf oder in der freien Zahlung gewählte Bank). Eine Zahlung ohne Bank fällt nicht unter eine auf Banken beschränkte Richtlinie. Die Liste erscheint nur, wenn die Gesellschaft mindestens eine Bank hat. | Alle Banken |
| Nur dringende Zahlungen | Die Richtlinie gilt nur für Zahlungen, die als dringend markiert sind. | Alle Zahlungen |
Tipp — Die Schwellenwerte vergleichen Beträge ohne Währungsumrechnung: 100.000 CHF und 100.000 EUR werden gleich behandelt. Wenn Ihre Schwellenwerte von der Währung abhängen, legen Sie je Währung eine Richtlinie an.
Reiter Stufen
Jede Stufe legt fest, wer freigibt (Freigebertyp) und wie viele Freigaben nötig sind (Gruppenmodus).
Zwei Stufen: Treasury (1 aus der Gruppe), dann Finanzleitung (alle)
| Freigebertyp | Wer abstimmen darf |
|---|---|
| Freigebergruppe | Die aktiven Mitglieder der gewählten Gruppe. Empfohlen: Sie aktualisieren die Gruppe, ohne die Richtlinien anzupassen. |
| Rolle | Alle Benutzer der Gesellschaft mit dieser Rolle (z. B. Controller). |
| Berechtigung | Alle Benutzer der Gesellschaft mit dieser Berechtigung (z. B. Zahlungen freigeben). |
| Bestimmte Benutzer | Eine namentliche Liste. Praktisch für einen Sonderfall, muss aber bei jedem Austritt aktualisiert werden. |
| Gruppenmodus | Freigaberegel der Stufe | Beispiel |
|---|---|---|
| Beliebige | Die Stufe ist freigegeben, sobald N Freigeber zugestimmt haben (N = „Erforderliche Freigaben“). | 1 Mitglied des Treasury oder 2 von 5 Controllern |
| Alle | Alle Mitglieder müssen zustimmen. Stimmt eine Vertretung für ein Mitglied ab, zählt das für dieses Mitglied. | Der CFO und der Controller |
| Dynamisch | Ein berechtigter Benutzer bestimmt beim Erreichen der Stufe die Personen, die freigeben müssen. Die Stufe ist freigegeben, sobald eine von ihnen zustimmt. | Die verantwortliche Person bestimmt die Freigeber je nach Vorgang |
Das Feld „Erforderliche Freigaben“ erscheint nur im Modus „Beliebige“.
Richtlinie „Dringende Zahlungen“: eine dynamische Stufe unter den Controllern
Reiter Optionen
Optionen: Vier-Augen-Prinzip, Fristen und Benachrichtigungen
| Option | Wirkung |
|---|---|
| Vier-Augen-Prinzip | Wer den Lauf eingereicht hat, kann ihn weder direkt noch über eine Vertretung freigeben. Dringend empfohlen, standardmäßig aktiviert. |
| Eskalationsfrist (Stunden) | Wird die Stufe nicht innerhalb dieser Frist freigegeben, geht die Anfrage automatisch zur nächsten Stufe über. War es die letzte Stufe, bleibt die Anfrage ausstehend und die Freigeber werden erneut erinnert. |
| Automatische Freigabe nach Frist (Stunden) | Handelt innerhalb dieser Frist niemand, wird die Anfrage automatisch freigegeben. |
| Benachrichtigungskanäle | E-Mail und/oder Benachrichtigung in Arkaio, um die Freigeber auf jeder Stufe zu informieren. |
| Aktion per E-Mail | Die Freigeber können direkt aus der E-Mail freigeben oder ablehnen, über einen signierten, zeitlich begrenzten Link. |
Wichtig — Eskalation und automatische Freigabe bringen eine Anfrage ohne menschliche Stimme voran. Setzen Sie sie nur in Prozessen ein, in denen eine Verzögerung teurer ist als das Risiko (dringende Zahlungen mit geringem Betrag). Lassen Sie diese Felder bei hohen Beträgen leer.
Aktualisiert am 17. Oktober 2026