Lieferantenzahlungen zwischen ERP und Bankportal
In Sage Intacct ist die Rechnungsfreigabe gut gelöst. Danach wird es mühsamer: Zahlungsdatei exportieren, im Bankportal hochladen, unterschreiben und anschließend die Zahlungen verbuchen. Jeder Wechsel zwischen Werkzeugen erhöht das Risiko von Fehlern, Doppelzahlungen oder unkontrollierten IBAN-Änderungen.
Mit Arkaio endet der Ablauf in Sage Intacct mit der Rechnungsfreigabe. Auswahl, Freigabe, Übermittlung an die Bank und Nachverfolgung erfolgen in Arkaio, und jeder Schritt wird in Sage Intacct abgebildet: Schon bei der Vorbereitung wird dort ein Zahlungsstapel angelegt, und mit dem Kontoauszug werden die Zahlungen abgeglichen.
Den Zahlungslauf vorbereiten
Zielbetrag
Geben Sie einen Betrag vor: Arkaio wählt die Rechnungen automatisch bis zu dieser Grenze aus.
Zahlungsbudget
Legen Sie ein Budget fest; überschreitet die Auswahl es, erscheint ein Hinweis.
Gutschriften und Anzahlungen
Vorhandene Gutschriften und Anzahlungen werden vom fälligen Betrag abgezogen, auf Wunsch automatisch.
Teilzahlungen
Reduzieren Sie den Zahlbetrag; mehrere aufeinanderfolgende Teilzahlungen sind bis zum Ausgleich der Rechnung möglich.
Inländische oder ausländische Rechnungen
Sie wählen die zu zahlenden Rechnungen; Arkaio passt die Verarbeitung an die Auswahl an.
Prüfungen vor der Zahlung
IBAN und BIC werden geprüft; eine nicht konforme Rechnung kann nicht ausgewählt werden.
Von der Freigabe bis zur Bank
- Festgeschriebene Beträge: Sobald der Stapel vorbereitet ist, werden die Beträge gespeichert und sind nicht mehr änderbar. Eine spätere Änderung der Rechnung in Sage Intacct wirkt sich nicht auf den Zahlbetrag aus.
- Freigabe und Unterschrift: Der Stapel folgt dem in Arkaio nach Rollen definierten Workflow, mit Verteilter Elektronischer Unterschrift (VEU), wo die Bank sie verlangt.
- Übermittlung an die Bank: Die pain.001-Datei trägt eine eindeutige Kennung je Stapel und wird je nach Bank per EBICS, Open Banking oder SFTP versendet.
- Nachverfolgung: Arkaio ruft die pain.002-Statusmeldungen ab. Schlägt eine Zahlung fehl, wird der Stapel als fehlerhaft markiert, die Rechnungen stehen wieder zur Zahlung bereit und der Benutzer wird benachrichtigt.
- Abgleich: Mit dem Kontoauszug wird jede Zahlung abgeglichen und der ursprünglichen Rechnung in Sage Intacct zugeordnet, auch bei Teilzahlungen. Siehe Bankabgleich.
Schutzmechanismen: Eine ausgewählte Rechnung verschwindet aus der Liste der offenen Zahlungen, bis ihr Stapel storniert oder versendet ist; jede Änderung einer Lieferanten-IBAN durchläuft eine Doppelfreigabe zwischen Sage Intacct und Arkaio; jede Aktion wird protokolliert.
Häufige Fragen
Kann eine vorbereitete Zahlung storniert werden?
Ja, solange sie noch nicht bei der Bank eingereicht wurde: Je nach Benutzerrechten kann der Stapel im Arkaio-Workflow storniert oder sein Versand abgelehnt werden. Die Rechnungen sind dann in Arkaio und in Sage Intacct wieder offen, ohne dass eine Buchung entsteht.
Was passiert, wenn eine Rechnung nach der Zahlungsvorbereitung geändert wird?
Gezahlt wird der Betrag, der bei der Vorbereitung des Stapels festgeschrieben wurde. Eine spätere Änderung in Sage Intacct ändert diesen Betrag nicht.
Müssen wir den Freigabeworkflow von Sage Intacct ersetzen?
Nein. Die Rechnungsfreigabe bleibt in Sage Intacct; Arkaio übernimmt ab der Auswahl zur Zahlung.
Erfasst Arkaio Lieferantenrechnungen?
Nein. Arkaio bietet weder Rechnungserfassung noch OCR: Die Rechnungen müssen bereits in Sage Intacct vorhanden sein.
Ihren nächsten Zahlungslauf mit Arkaio vorbereiten
In einer Demo gehen wir Vorbereitung, Freigabe und Versand eines Stapels an einem Fall durch, der Ihrem nahekommt.