Non tutte le fatture vengono pagate per intero né in un'unica soluzione: note di credito, acconti, vincoli di tesoreria o contestazioni portano a pagamenti parziali. Allo stesso tempo, la finanza vuole poter limitare l'importo complessivo di una campagna di pagamento. Questo articolo mostra come gestire in modo ordinato pagamenti parziali e budget di campagna in Sage Intacct.
Perché i pagamenti parziali sono delicati
In una gestione manuale l'importo pagato viene modificato in un foglio di calcolo, il file di pagamento corretto a mano e il residuo seguito più tardi. Si creano scostamenti tra banca e contabilità e la riconciliazione si complica, come illustrato nella riconciliazione bancaria automatizzata.
Pagamenti parziali in un flusso guidato
- Le fatture approvate in Sage Intacct vengono selezionate e riprese in Arkaio per il pagamento.
- Le note di credito e gli acconti esistenti possono essere dedotti dall'importo dovuto.
- L'importo da versare può essere ridotto manualmente: ne risulta un pagamento parziale in Sage Intacct.
- Sono possibili più pagamenti parziali successivi sulla stessa fattura finché non è interamente saldata in Sage Intacct.
- Il pagamento parziale viene applicato direttamente alla fattura originaria.
Budget e importo obiettivo di una campagna
Per una campagna di pagamento si può fissare un budget. Se l'importo selezionato lo supera, appare un avviso. Si può anche definire un importo obiettivo: Arkaio seleziona allora automaticamente le fatture entro quel limite.
Casi d'uso
- PMI con tesoreria tesa: campagne di pagamento entro il saldo disponibile.
- Medie imprese e gruppi: budget di pagamento per società o per banca.
- Studi commercialisti: campagne per clienti con propri limiti, vedi centralizzare i pagamenti.
Controllo e tracciabilità
Le fatture selezionate sono archiviate in Arkaio con gli importi scelti al momento della preparazione del batch. Appena il batch è creato, viene generato in Sage Intacct un batch di pagamento corrispondente. Sul formato di pagamento, vedi pain.001 vs pain.008.
Limiti
Il budget è una soglia di allerta, non un sostituto delle regole di approvazione interne. Le decisioni su note di credito e importi parziali restano decisioni di business dei vostri utenti.
In sintesi
Pagamenti parziali e budget non devono vivere in fogli di calcolo. Un flusso guidato mantiene coerenti banca e contabilità e dà alla finanza il controllo delle uscite.