I pagamenti in uscita concentrano spesso l'attenzione in tema di automazione, ma anche gli incassi hanno un potenziale: ogni pagamento del cliente va abbinato alla fattura giusta. Questo articolo mostra come gli addebiti diretti SEPA e i riferimenti QR semplificano la riconciliazione degli incassi clienti in Sage Intacct.

Il problema: pagamenti senza abbinamento evidente

Un cliente versa un importo, spesso con una causale incompleta, più fatture raggruppate in un unico pagamento o un ordinante diverso. Il team cerca nell'estratto conto, confronta con le partite aperte e contabilizza a mano. Ciò richiede tempo e ritarda la visione dei crediti reali.

Due strade per un abbinamento senza ambiguità

Gli addebiti diretti SEPA

Con un addebito diretto SEPA (pain.008) generato da Arkaio, il pagamento è direttamente collegato alla fattura del cliente. L'abbinamento si basa sull'IBAN e sugli identificativi generati da Arkaio nel file di pagamento. I formati sono spiegati in pain.001 vs pain.008.

I riferimenti QR in Svizzera

In Svizzera ogni fattura cliente porta un riferimento QR univoco. Quando il pagamento arriva con quel riferimento, può essere collegato alla fattura senza ambiguità.

Dall'estratto conto alla registrazione

Gli estratti conto (vedi riconciliazione bancaria automatizzata) forniscono gli incassi. Una volta abbinato il pagamento a una fattura, Arkaio genera in Sage Intacct il regolamento della fattura interessata. L'incasso è visibile in Sage Intacct sulla fattura in questione.

Casi d'uso

PMI con clienti ricorrenti: addebiti con abbinamento diretto.
Aziende con clientela svizzera: abbinamento tramite il riferimento QR.
Studi commercialisti: incassi per cliente, vedi centralizzare i pagamenti.

Limiti

L'abbinamento è affidabile quanto il riferimento indicato nel pagamento: quanto più è completo, tanto più sicuro è l'abbinamento. Un pagamento privo di riferimento utilizzabile richiede comunque una verifica.

In sintesi

Identificativi non ambigui sono la chiave della riconciliazione degli incassi. Addebiti diretti e riferimenti QR riducono la ricerca manuale nell'estratto conto e accelerano la visione dei crediti.