Un workflow di approvazione definisce chi deve approvare cosa, in quale ordine ed entro quale termine prima che un pagamento parta verso la banca. Si applica alle distinte di pagamento fornitori, alle distinte di addebiti (SDD), alle presentazioni LCR e ai pagamenti liberi.
Terminologia
| Termine | Definizione |
|---|---|
| Criterio | Una regola completa: condizioni (quali pagamenti), livelli (chi approva) e opzioni (termini, notifiche). Una società può avere più criteri. |
| Priorità | Ordine di valutazione dei criteri: la priorità 1 viene verificata per prima. |
| Livello | Un grado di approvazione. I livelli si susseguono in ordine: il livello 2 inizia solo quando il livello 1 è approvato. |
| Approvatore | Persona autorizzata ad approvare o rifiutare a un livello. |
| Gruppo di approvatori | Elenco nominato di persone riutilizzabile in più criteri (ad es. «Tesoreria», «Direzione finanziaria»). |
| Quorum | Numero di approvazioni necessarie per completare un livello. |
Flusso semplice o Workflow avanzato
Senza l'opzione Workflow avanzato, Arkaio applica un flusso semplice definito nelle impostazioni: se «Richiedi approvazione per le distinte» è attivato, ogni distinta al di sopra dell'importo minimo deve essere approvata da una persona autorizzata; amministratori e controller ne sono esentati. Con l'opzione si applicano i criteri descritti di seguito: non appena esiste un criterio attivo, il flusso semplice non viene più utilizzato.
Importante — Nel flusso semplice, un amministratore o un controller può inviare una distinta senza approvazione. Per una separazione rigorosa dei compiti, attivare il Workflow avanzato con il principio dei quattro occhi.
Come Arkaio sceglie il criterio
- Quando un utente sottopone una distinta, Arkaio prende i criteri attivi della società, ordinati per priorità (1, poi 2, poi 3 e così via).
- Verifica le condizioni di ciascuno. Il primo che corrisponde viene applicato; i successivi vengono ignorati.
- Se nessuno corrisponde, la distinta non necessita di approvazione e può essere inviata direttamente.
- Il criterio applicato viene copiato nella richiesta di approvazione: modificarlo in seguito non ha alcun effetto sulle richieste già in corso.
Importante — Assegnare la priorità più alta (il numero più basso) ai criteri più specifici. Se un criterio «tutti i pagamenti» ha priorità 1, intercetta tutto e i criteri successivi non vengono mai utilizzati.
Suggerimento — Per garantire che nessun pagamento parta senza controllo, creare con l'ultima priorità un criterio senza condizioni (tutti i tipi, tutti gli importi) con un livello semplice.
Elenco dei criteri di una società, con priorità e condizioni
Aggiornato il 17 ottobre 2026